Soubor CSV může vypadat jednoduše, ale při předávání mezi českým a polským týmem často vzniknou chyby ještě před první analýzou. Jména se zobrazí bez správných znaků, telefonní čísla přijdou o úvodní nulu nebo se částka načte jako text. Cílem správného importu je zachovat význam dat, ne pouze dostat řádky do Excelu.
Dohodněte si formát před odesláním
Ke každému exportu přidejte krátký popis: kódování, oddělovač sloupců, formát data a význam jednotlivých polí. U čísel určete, zda používají desetinnou čárku nebo tečku. Označte také sloupce, které jsou identifikátory a nemají se počítat. Pokud se soubor pravidelně opakuje, uchovávejte tento popis vedle exportního postupu, aby nová osoba nemusela formát znovu odhadovat.
Pro zkušební vzorek postačí několik smyšlených záznamů. Zařaďte české i polské znaky, například jména „Řehoř“ a „Łukasz“, datum, částku a kód „00127“. Nepoužívejte skutečné zákaznické údaje, jestliže ověřujete jen technický formát. Důležitá je rozmanitost hodnot, nikoli množství řádků.
Importujte přes náhled, nikoli pouze dvojklikem
Microsoft popisuje import textových souborů přes datové nástroje Excelu. V náhledu zkontrolujte původ souboru, kódování a oddělovač. UTF-8 pomáhá přenášet různé znakové sady, ale musí mu odpovídat skutečně uložený soubor. Když náhled ukazuje celé řádky v jediném sloupci, nejprve opravte volbu oddělovače. Rozdělování chybně načtených dat ručně bývá zbytečná práce.
Zkontrolujte také textový kvalifikátor. Hodnota v uvozovkách může obsahovat stejný znak, který jinak odděluje sloupce. Typickým příkladem je poznámka obsahující čárku. Pokud se poznámka rozdělí do dvou polí, nesedí nastavení importu nebo samotná struktura exportu. Opravte příčinu ještě na malém vzorku.
U identifikátorů má text přednost před výpočtem
Číslo objednávky, produktový kód a telefon nejsou automaticky čísla určená k výpočtu. Při importu jim podle potřeby nastavte textový datový typ. Jestliže Excel odstraní úvodní nuly, jejich původní počet nemusí být z výsledku poznat. Uchovávejte proto nedotčený zdrojový soubor a s importovanou kopií pracujte samostatně. Zdroj nepřepisujte jen proto, že aktuální tabulka vypadá správně.
Počet řádků nestačí: ověřte význam hodnot
Po načtení porovnejte počet záznamů, několik konkrétních identifikátorů a kontrolní součet číselného sloupce. Otevřete záznam s českými i polskými znaky. U data porovnejte den a měsíc se zdrojem; hodnota, kterou Excel přijal, může mít jiný význam, než zamýšlel odesílatel. Při převodu v Power Query lze zohlednit místní nastavení odpovídající původu dat.
Pokud polský kolega současně vybírá kancelářský software, může si projít polské nabídky na Ronsoft.eu. Jde o další obchod stejné sítě Ronsoft. Před nákupem je potřeba ověřit konkrétní edici, podporovaný systém a dostupnost požadovaných importních nástrojů; tento návod nezaručuje stejné funkce každého produktu.
Z opakovaného importu udělejte kontrolovatelný proces
U pravidelných exportů uložte postup, očekávané názvy sloupců a výsledky kontrolního vzorku. Změnu formátu evidujte jako změnu rozhraní mezi týmy. Před zpracováním velkého souboru ověřte, že se nezměnil oddělovač, pořadí polí nebo význam částky. Takový záznam usnadní řešení chyb a zabrání tomu, aby každá měsíční uzávěrka začínala novým experimentem.
Zdroje: Microsoft: import a export CSV; Microsoft: průvodce importem textu; Microsoft: místní nastavení v Power Query.