Dokument určený rakouskému partnerovi musí být nejen jazykově správný, ale také přehledný a technicky čitelný. Ručně vytvořené nadpisy, obrázky bez popisu nebo tabulky používané jako rozvržení mohou komplikovat navigaci i další úpravy. Dobrá struktura ve Wordu zároveň usnadní revizi, export do PDF a opakované použití šablony.
Začněte skutečnými styly
Nadpis nevytvářejte jen větším a tučným písmem. Použijte vestavěné styly Nadpis 1, Nadpis 2 a případně další úrovně v logickém pořadí. Čtenář tak vidí konzistentní strukturu a pomocné technologie mohou mezi oddíly navigovat. Pro běžný text použijte jednotný styl odstavce, ne opakované ruční formátování.
Seznamy tvořte nástrojem pro odrážky nebo číslování. Mezery mezi částmi řešte nastavením odstavce místo opakovaných prázdných řádků. U německých složených slov zkontrolujte, zda zalomení nepůsobí matoucím dojmem. Pokud má dokument českou i německou verzi, udržujte je jako jasně označené soubory nebo oddíly.
Obrázky a tabulky musí předat význam
K informačním obrázkům přidejte stručný alternativní text popisující účel, ne pouze vzhled. Dekorativní prvek označte podle možností aplikace jako dekorativní, aby nepřekážel. Důležitý text nevkládejte jen do obrázku. Pokud snímek obrazovky ukazuje postup, zopakujte hlavní kroky také v běžném textu.
Tabulku používejte pro tabulková data, nikoli pro rozmístění odstavců. Zadejte jasné záhlaví sloupců, jednoduché pořadí čtení a vysvětlete zkratky. U široké tabulky ověřte, zda zůstává použitelná po převodu do PDF a na menší obrazovce.
Revizi oddělte od finálního vydání
Microsoft doporučuje Kontrolu přístupnosti, která upozorňuje na problémy v dokumentech Microsoft 365. Výsledek projděte před exportem, ale nespoléhejte pouze na automatickou kontrolu. Přečtěte dokument v logickém pořadí, ověřte odkazy a vyzkoušejte navigační podokno.
Pro jazykovou revizi použijte sledování změn a určete, kdo změny přijímá nebo odmítá. Před vytvořením finálního PDF zkontrolujte, že v dokumentu nezůstaly nechtěné komentáře nebo skryté revize. Pracovní verzi zachovejte odděleně od schváleného výstupu.
Německé informace v propojeném obchodě
Pokud rakouský partner potřebuje německé informace o softwaru, může využít Ronsoft.at. Obchod patří do stejné vlastnické sítě Ronsoft, takže odkaz představuje transparentně označené propojení, nikoli nezávislé hodnocení. U konkrétní nabídky je stále nutné ověřit systém, edici a funkce potřebné pro tvorbu a kontrolu dokumentu.
Při výběru se zaměřte na skutečný postup: kdo dokument vytváří, kdo jej komentuje, zda je nutná společná editace a v jakém formátu se předává. Název balíku sám o sobě nepotvrzuje všechny požadované funkce.
PDF zkontrolujte jako samostatný výstup
Microsoft doporučuje před vytvořením přístupného PDF spustit kontrolu v původním dokumentu. Po exportu otevřete PDF znovu, vyzkoušejte odkazy, výběr textu, pořadí nadpisů a zvětšení. Porovnejte počet stran a tabulky s dokumentem Word. Partnerovi pošlete jasně pojmenovanou finální verzi a připojte krátkou poznámku, komu hlásit nalezenou překážku.
Ověřte dokument s reálným příjemcem
Před zavedením nové šablony požádejte jednoho rakouského kolegu, aby v dokumentu našel konkrétní oddíl, otevřel odkaz a doplnil komentář. Sledujte, zda rozumí struktuře bez dodatečného vysvětlování. Praktický test často odhalí nejasný nadpis nebo špatně popsanou tabulku, kterou automatická kontrola neoznačí.
Zdroje: Microsoft – přístupné dokumenty ve Wordu; Microsoft – vytváření přístupných PDF.